視頻會(huì)議室的設(shè)計(jì)是影響視頻會(huì)議效果的重要因素之一，包括會(huì)場設(shè)備、會(huì)場布局、會(huì)場環(huán)境等。會(huì)議室的設(shè)計(jì)涉及的內(nèi)容非常廣泛，限于篇幅，我們下面僅列出部分因素及建議。
視頻會(huì)議會(huì)場設(shè)備包括攝像機(jī)、電視機(jī)、話筒以及音響系統(tǒng)等具體的視音頻信號輸入、輸出設(shè)備。結(jié)合不同的會(huì)場布局和裝修條件，這些設(shè)備在配置上都應(yīng)該有所差異，才能真正保證會(huì)議效果。比如，會(huì)場的擴(kuò)聲系統(tǒng)必須與會(huì)場布局進(jìn)行很好的配合才能真正保證其效果，專業(yè)的擴(kuò)聲系統(tǒng)設(shè)計(jì)依賴于復(fù)雜的聲場測試與反復(fù)調(diào)試過程。
視頻會(huì)議會(huì)場布局包括總體設(shè)計(jì)、會(huì)場面積、會(huì)場裝修等：
1、會(huì)議室的空間布置
會(huì)議室空間主要根據(jù)參會(huì)最多人數(shù)來決定。4-6人的小會(huì)議室，座位通常采用一字排開或小扇形；大中型會(huì)議室，座位擺放大部分采取u字型，以取得最佳視頻角度。
視頻會(huì)議相關(guān)房間應(yīng)采用暗敷底方式布放纜線，方便穿線。房間內(nèi)的桌面采用中性或淺色，可以將天花板投下的燈光均勻地反射到與會(huì)者的臉部。不要使用白色的桌面，鏡頭會(huì)為了適應(yīng)白色的亮度使光圈自動(dòng)調(diào)小，與會(huì)者就會(huì)顯得過暗。視頻會(huì)議室應(yīng)遠(yuǎn)離嘈雜或人員進(jìn)出頻繁的區(qū)域，以免與會(huì)者感覺不舒適。
2、會(huì)議室的光源控制
由于召開會(huì)議的時(shí)間是隨機(jī)的，所以室內(nèi)應(yīng)使用人工光源，避免自然光。會(huì)議室最佳的光源應(yīng)該是日光燈或三基色燈。同時(shí)務(wù)必避免攝像機(jī)取景范圍內(nèi)有窗戶，否則室外光源會(huì)迫使攝像機(jī)光圈太小，造成黑暗。
3、會(huì)議室的音頻設(shè)備布置
視頻會(huì)議室內(nèi)的回音反射雜波對會(huì)議的效果影響較大，所以建議將雜波控制在50db spl以內(nèi)。如何有效地控制雜波呢？采用全向麥克風(fēng)或者定向麥克風(fēng)。全向麥克風(fēng)應(yīng)具有自動(dòng)增益控制、全向采集聲音等功能；定向麥克風(fēng)通常一人一支。整套系統(tǒng)應(yīng)以滿足會(huì)議室需求為原則，盡量避免使用過多麥克風(fēng)而造成不良影響。此外，會(huì)議室須做吸音處理。
4、會(huì)議室的室內(nèi)裝潢
靠窗的墻面可采用具有吸音效果的窗簾（布幔）來隔絕窗外雜音，其中以絨布皺褶窗簾或布幔效果最佳。視頻會(huì)議室內(nèi)墻面應(yīng)用軟包裝飾。地板最好鋪地毯，避免人員走動(dòng)產(chǎn)生太多雜聲；同時(shí)盡量不要采用大理石墻面，因大理石容易反射雜訊，影響聲音效果。
5、會(huì)議室的電源控制
攝像機(jī)、電視機(jī)等視頻設(shè)備最好采用同相電源，重要會(huì)場的mcu、codec、攝像機(jī)應(yīng)采用不間斷電源。在會(huì)議桌的附近要安裝適量的網(wǎng)絡(luò)插口和相應(yīng)的220v電源插座。
6、會(huì)議室的環(huán)境布置
標(biāo)準(zhǔn)的視頻會(huì)議的環(huán)境，溫度18-25℃。保持室內(nèi)氣流通暢，不宜過大。室內(nèi)盡量配備通訊設(shè)備專用的滅火器。預(yù)留不少于2個(gè)網(wǎng)絡(luò)插入端口。盡量降低室內(nèi)外噪音。