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為什么要選擇視頻會(huì)議系統(tǒng)?
中國(guó)投影網(wǎng)投影資訊  2010-7-13 10:05:09 編輯:阿梅 [ ]
  隨著企業(yè)規(guī)模發(fā)展壯大,人員和分支機(jī)構(gòu)增多,也不可避免的產(chǎn)生了許多“成長(zhǎng)的煩惱”,比如:企業(yè)管理問(wèn)題、溝通問(wèn)題、效率問(wèn)題、成本浪費(fèi)問(wèn)題等。其實(shí)只要提高了溝通效率,管理者就可以更及時(shí)的發(fā)布決策信息,執(zhí)行者就可以更迅速執(zhí)行決策搶占商機(jī),最終帶來(lái)的是更多的利潤(rùn)和市場(chǎng)占有率。

  溝通在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中占據(jù)非常重要的地位,傳統(tǒng)的遠(yuǎn)程溝通方式無(wú)非采用電話聯(lián)系或者出差兩種。電話會(huì)議雖然可以及時(shí)迅速的溝通,但因其具有不可視的局限性,遇到需要邊展示產(chǎn)品和資料邊溝通的情況就不得不派人出差。往往為了參加一個(gè)小時(shí)的會(huì)議需要花費(fèi)2天以上的外出行程,伴隨產(chǎn)生的是高額的差旅費(fèi)用,增加了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。雖然頻繁的出差也能解決大部分問(wèn)題,但極大的延長(zhǎng)了決策周期,在殘酷的商場(chǎng),落后競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手一秒可能損失的就不僅僅只是金錢了。如何提高溝通質(zhì)量與效率成了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須考慮的事情。

  針對(duì)企業(yè)的溝通難題,視頻會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)需而生,國(guó)內(nèi)外各大廠商都推出了自己的視頻會(huì)議系統(tǒng)。視頻會(huì)議與傳統(tǒng)的電話會(huì)議相比優(yōu)勢(shì)明顯,視頻會(huì)議能提供直接、全面的視頻、音頻環(huán)境,在溝通交流方面互動(dòng)性更強(qiáng)一些。召開視頻會(huì)議不僅可以聽到發(fā)言者的聲音,還可以清楚的看見他的表情、動(dòng)作,帶來(lái)真實(shí)直觀的交流體驗(yàn)。共享文件資料功能可以同步顯示照片、PPT、文檔、影音文件,讓遠(yuǎn)程教育和培訓(xùn)真正成為現(xiàn)實(shí)。視頻會(huì)議系統(tǒng)不僅方便企業(yè)隨時(shí)召開內(nèi)部會(huì)議、技術(shù)交流,還可以幫助企業(yè)解決異地培訓(xùn)、異地招聘等難題。它使遠(yuǎn)距離溝通變得更為頻繁、效率更高更為高效,從而深刻地影響企業(yè)的運(yùn)行模式、縮短決策時(shí)間、同時(shí)提高組織內(nèi)部的協(xié)同力和競(jìng)爭(zhēng)力。

  視頻會(huì)議的優(yōu)勢(shì)

  視頻會(huì)議系統(tǒng)是利用專網(wǎng)或公眾互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的虛擬會(huì)議,使在地理上分散的用戶可以共聚一處,通過(guò)圖形、聲音等多種方式交流信息,支持人們遠(yuǎn)距離進(jìn)行實(shí)時(shí)信息交流與共享、開展協(xié)同工作的應(yīng)用系統(tǒng)。

  視頻會(huì)議系統(tǒng)在企業(yè)中的普遍應(yīng)用模式包括以下幾種:

  首先,用于企業(yè)內(nèi)部溝通。分布在不同地域的企業(yè)分支機(jī)構(gòu),借助視頻會(huì)議系統(tǒng)就可以隨時(shí)隨地與總公司進(jìn)行溝通,不需要浪費(fèi)時(shí)間在旅途上,為企業(yè)縮短了決策時(shí)間,提高了公司的運(yùn)作效率。

  其二,向公眾和目標(biāo)客戶進(jìn)行產(chǎn)品的可視化推廣,增強(qiáng)直觀性。俗話說(shuō)“眼見為實(shí)”,通過(guò)展示產(chǎn)品,讓客戶直觀的看到產(chǎn)品的外觀,工作狀態(tài),性能等,比只是拿出幾組數(shù)據(jù)更有說(shuō)服力。

  其三,與非本地客戶進(jìn)行可視化的互動(dòng)交流,增強(qiáng)真實(shí)感。以往與異地客戶溝通需要相關(guān)人員多次往返兩個(gè)城市,費(fèi)時(shí)費(fèi)力。采用視頻會(huì)議系統(tǒng)就像面對(duì)面交流一樣,可以及時(shí)了解客戶需求。

  其四,對(duì)分支機(jī)構(gòu)企業(yè)員工進(jìn)行在崗培訓(xùn)。企業(yè)規(guī)模的日益擴(kuò)大,機(jī)構(gòu)的日益分散,讓員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和思想工作變得困難重重,集中式培訓(xùn)耗費(fèi)大量的資金和時(shí)間。視頻會(huì)議系統(tǒng)將幫助企業(yè)建立基于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的培訓(xùn)教室,讓遠(yuǎn)在天邊的老師與學(xué)生面對(duì)面的交流和溝通,實(shí)現(xiàn)企業(yè)遠(yuǎn)程教育和培訓(xùn)的夢(mèng)想。

  其五,對(duì)公司自身或客戶進(jìn)行遠(yuǎn)程可視化技術(shù)支持和維護(hù)。通過(guò)視頻會(huì)議軟件系統(tǒng)可得到技術(shù)人員“面對(duì)面”的講解,有效而快速的解決遇到的問(wèn)題,大幅度的提高客戶對(duì)企業(yè)的信任和滿意程度。

  其六,視頻會(huì)議系統(tǒng)可用于可視化招聘。企業(yè)相關(guān)人員赴異地招聘不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力,還往往因?yàn)檎衅肛?fù)責(zé)人精力有限只能前往幾個(gè)城市,錯(cuò)過(guò)更多地方的英才。有了視頻會(huì)議系統(tǒng),求職者可以在當(dāng)?shù)氐姆种C(jī)構(gòu)連線總部,直接“面對(duì)面”交流,節(jié)約了雙方的時(shí)間,并為公司招徠更多人才。

  視頻會(huì)議技術(shù)的誕生,徹底打破了傳統(tǒng)的會(huì)議模式,對(duì)于那些會(huì)議頻繁的公司和個(gè)人來(lái)說(shuō),這種先進(jìn)的會(huì)議方式,使他們不再長(zhǎng)年?yáng)|奔西走,節(jié)約差旅費(fèi)用,減少旅途消耗,同時(shí)提高了信息傳達(dá)速度,就等于提高工作效率。隨時(shí)隨地的溝通,使人們更有效的交流,因?yàn)榭梢暬慕涣魇亲钭匀坏慕涣鞣绞健?br>
  據(jù)分析,一家年?duì)I業(yè)額在2000萬(wàn)的企業(yè),每年花費(fèi)在差旅上的費(fèi)用就占了15%,大約是300萬(wàn)元。使用視頻會(huì)議系統(tǒng)后,可節(jié)約近50%,每年的差旅費(fèi)降低到100-150萬(wàn)元。而構(gòu)建一套總部1個(gè)結(jié)點(diǎn),10個(gè)分支結(jié)點(diǎn)的視頻會(huì)議系統(tǒng),費(fèi)用僅為幾十萬(wàn)元,不到一年便可收回成本。節(jié)約差旅費(fèi)和通訊費(fèi)只是視頻會(huì)議系統(tǒng)最直觀的優(yōu)點(diǎn),相比于因效率提升而帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益增長(zhǎng)簡(jiǎn)直微不足道。

  選擇最適合的視頻會(huì)議系統(tǒng)

  視頻會(huì)議系統(tǒng)與硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)密切相關(guān),每家企業(yè)實(shí)際情況不一樣,所需的視頻會(huì)議系統(tǒng)也不盡相同,應(yīng)綜合分析并與廠商多交流,選擇最適合的視頻會(huì)議系統(tǒng)。

  按網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)劃分,視頻會(huì)議系統(tǒng)可分為基于專網(wǎng)的視頻會(huì)議系統(tǒng)、基于混網(wǎng)和Internet公網(wǎng)的視頻會(huì)議系統(tǒng)兩大類。按構(gòu)建方式劃分,視頻會(huì)議系統(tǒng)可分為軟件視頻會(huì)議和硬件視頻會(huì)議兩種,一般視頻會(huì)議系統(tǒng)主要包擴(kuò)MCU多點(diǎn)控制器\會(huì)議室終端\PC桌面型終端\電話接入網(wǎng)關(guān)(PSTNGateway)\Gatekeeper(網(wǎng)閘)等幾個(gè)部分。按會(huì)議質(zhì)量劃分,又有標(biāo)清視頻會(huì)議系統(tǒng)高清視頻會(huì)議系統(tǒng)兩類。

  鋪設(shè)專網(wǎng)雖然可以保證會(huì)議質(zhì)量,但是投入成本高出許多,對(duì)發(fā)展中的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)并不適合。事實(shí)上,目前互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)發(fā)展得非常好了,即使是便宜的ADSL線路也能夠提供384Kbps以上的帶寬,這樣的帶寬完全能夠滿足視頻會(huì)議清晰、流暢的應(yīng)用效果。因此,一般情況下選擇公眾互聯(lián)網(wǎng)足矣!

  采用基于PC的純軟件解決方案雖然會(huì)議軟件本身費(fèi)用不高,但每個(gè)會(huì)議室還要配專用PC、單獨(dú)的視音頻采集設(shè)備(如USB攝像頭、耳麥)以及操作系統(tǒng)等相關(guān)基礎(chǔ)軟件,再加上安裝、維護(hù)等方面的開銷,綜合起來(lái),其成本其實(shí)并不低。而純硬件解決方案不僅可以實(shí)現(xiàn)高品質(zhì)的會(huì)議效果,而且可以通過(guò)高集成度的一體化終端設(shè)備完成所有功能,無(wú)需另配其他硬件和軟件設(shè)施,即插即用、使用簡(jiǎn)單、無(wú)需維護(hù),因此其綜合成本反而比純軟件的便宜?傮w來(lái)說(shuō),純軟件更適合個(gè)人辦公部署(基于現(xiàn)有辦公PC),純硬件則適合會(huì)議室部署。

  2007年標(biāo)清視頻會(huì)議仍是市場(chǎng)主流,占據(jù)了93.60%的市場(chǎng)份額,而代表未來(lái)技術(shù)升級(jí)趨勢(shì)的高清視頻會(huì)議僅占6.40%的市場(chǎng)份額。高清視頻會(huì)議系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:高分辨率格式所具備的更高的像素?cái)?shù)可以提升畫面質(zhì)量,使大屏幕上的畫面顯得更清晰、流暢;流暢清晰的視頻質(zhì)量、高品質(zhì)的音效能夠提升與會(huì)者的參會(huì)體驗(yàn),幫助與會(huì)者專注于會(huì)議本身的內(nèi)容;同時(shí),高清晰度的畫面能夠使得超大屏幕的圖像同樣具有清晰的視頻圖像,從而讓更多的與會(huì)者出現(xiàn)在畫面中,使得更多的與會(huì)者參加會(huì)議;高清晰度帶來(lái)的高分辨率圖像,能夠清晰地顯示細(xì)節(jié)內(nèi)容,尤其是在圖形操作(如設(shè)計(jì)圖紙、動(dòng)畫的討論、地形圖等),對(duì)于依賴于視覺(jué)進(jìn)行溝通的異地人員來(lái)講,有極大的好處。與標(biāo)清視頻會(huì)議系統(tǒng)相比,成本較高,對(duì)網(wǎng)絡(luò)要求也更高。

  企業(yè)應(yīng)該綜合分析公司的實(shí)際需求,包括投入成本、網(wǎng)絡(luò)帶寬、設(shè)備管理等,選擇最適合自己的視頻會(huì)議系統(tǒng)。

文章來(lái)源:中國(guó)投影網(wǎng)
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